災害時の安否確認方法とは？
電話・メール以外の新たな選択肢を解説
地震や風水害といった大規模災害に備え、企業は従業員の安否確認を迅速に行う方法や仕組みを用意しておかなければなりません。
ここでは、従来多く用いられていた電話やメールによる安否確認の課題やそれを解決するためにどういった方法があるのか、自社にとって最適な安否確認の方法を選ぶ際のポイントなどをご紹介します。
目次
電話やメールによる安否確認で起こりがちな課題
大規模災害が発生した際、企業は最優先で従業員の安否確認を行わなければなりません。
安否確認を行ううえで、電話やメールなどは手軽に利用できる連絡手段といえますが、電話は非常時に混雑するためつながらないリスクがあります。
また、メールの場合は従業員が受信に気づかなかったり即座に返信ができなかったりで、安否確認が遅れることもあるでしょう。さらに、従業員の数が多い企業の場合、安否確認ができた従業員とそうでない従業員の整理がしにくく、混乱をきたすことも考えられます。
こうした状況を回避しスピーディーかつ確実に安否確認を行うためには、最適な連絡手段の確立と安否情報の管理が求められます。
なお、安否確認の重要性については「企業にとって安否確認はなぜ重要？導入や運用時のポイントとは」をご覧ください。
電話・メール以外に有効な安否確認の方法
電話やメールの課題を解消するために、有効な安否確認の方法にはどのようなものがあるのでしょうか。各方法の概要と、それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。
災害用伝言ダイヤル・災害用伝言板サービス
災害用伝言ダイヤル・災害用伝言板サービスとは、災害発生時に通話がつながりにくい状況になった場合に通信会社から提供されるサービスです。災害用伝言ダイヤル（171）または災害用伝言板に安否情報を登録することにより、被災地以外の人が安否情報を確認できる仕組みです。
＜メリット＞
- 回線が混雑している状況でも利用可能
- 固定電話からは通話料がかからない
＜デメリット＞
- 登録できる音声は30秒まで
- 携帯電話からの発信には通話料がかかる
- 個別に伝言を確認する必要があるため、大人数の安否確認には時間と手間がかかる
SNS
X（旧Twitter）、Facebook、インスタグラムなどのSNSに安否情報を投稿したり、ダイレクトメッセージでやりとりしたりすることで安否情報を確認できます。
＜メリット＞
- アカウントを持っていれば手軽に利用できる
- 無料で利用できる
＜デメリット＞
- モバイル回線を使用する場合アクセスしにくいことがある
- アカウントを探す手間がかかる
- 個別に状況を確認する必要があるため、大人数の安否確認には時間と手間がかかる
SMS（ショートメッセージサービス）
SMSとは、携帯電話番号でメッセージのやりとりができるサービスです。通信会社によっては、法人向けにSMSの一斉連絡が可能なサービスを提供しているところもあります。
＜メリット＞
- 相手の携帯電話番号さえ分かればメッセージを送信できる
＜デメリット＞
- モバイル回線を使用するためアクセスしにくいことがある
- 個別に連絡する必要があるため、大人数の安否確認には時間と手間がかかる
- PCから一斉連絡を送るには専用サービスへの申し込みが必要になることがある
- 通信会社によっては通信料金がかかる
チャットツール
SlackやChatWorkといったビジネス用チャットツールで安否情報をやりとりする方法もあります。インターネット回線・モバイル回線の両方で利用できるため、非常時の連絡ツールとしても活躍します。
また、安否確認用としてグループチャットを作成しておけば迅速に一斉連絡も可能です。
＜メリット＞
- 使い慣れたツールを活用できる
- グループチャットを利用すれば管理がしやすい
＜デメリット＞
- モバイル回線を使用する場合アクセスしにくいことがある
安否確認システム
Web上で安否情報を一元的に管理するための専用システムです。従業員数が多い大企業でも効率的に管理しやすく、おすすめです。
＜メリット＞
- 大人数でも安否情報の管理がしやすい
- 安否情報を迅速に収集できる
＜デメリット＞
- システムの導入・運用コストがかかる
- モバイル回線を使用する場合アクセスしにくいことがある
安否確認の方法・手段を選ぶポイント
安否確認を正確かつ迅速に行うために、どのようなポイントで連絡手段を選べば良いのでしょうか。
簡単に操作できるか・使い慣れているか
特に重要なのが、シンプルで直感的に操作できるツールを選ぶことです。
操作性が分かりやすいツールであれば、いざというときにも迅速かつ確実な安否確認を実現できるでしょう。さらに、普段から社員が使い慣れているツールであれば、導入への抵抗感が少なく、スムーズに運用を開始できます。
企業規模や従業員の数に見合うか
自社の規模や従業員数に見合う方法であるかも重要なポイントです。
たとえば、従業員が数名程度の小規模の会社であれば災害用伝言ダイヤルやSNS、SMSも選択肢のひとつといえるでしょう。
しかし、従業員が数十名、数百名以上の会社ともなると、このような方法では安否確認に時間を要するため、チャットツールや安否確認システムの導入が効果的といえます。
安否情報を迅速に集計・管理できるか
従業員から安否情報を集めた後、集計に時間を要すると会社としてその後の対応に遅れが出てしまいます。
そのため、従業員へ一斉に連絡でき、安否情報を正確かつ迅速に集計・管理できる方法であるかも見極めなければなりません。
電話・メール以外の方法も視野に入れ
最適な安否確認方法を見極めよう
大規模災害発生時に従業員の安否確認を迅速に行うためには、従来使われていた電話やメールが最適とはいえません。安否確認にはさまざまなツールがあり、それぞれに特徴があります。自社の状況を見極め、適切なツールを選ぶことが大切です。
特に迅速さが求められる緊急時においては、従業員・管理側双方の負担が少なく利用できるビジネスチャットツール「LINE WORKS」がおすすめです。
全従業員に向けて安否確認用URLをトーク機能で共有し、各従業員はアンケート機能から安否確認情報を入力・送信できます。また、その結果をLINE WORKS上で自動集計し、グラフとして可視化することも可能です。
LINEは多くの人にとって普段から使い慣れたツールであるため、いざというときにもスムーズに安否報告を行えるでしょう。
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