BCPマニュアル作成のポイントは？
マニュアルが必要な理由と活用方法も紹介
自然災害の発生に備えてBCP対策が注目されていますが、具体的な準備のひとつとして欠かせないのがBCPマニュアルの整備です。今回の記事では、BCPマニュアルを整備することがなぜ重要なのかを解説するとともに、マニュアル作成時のポイントや効果的な活用方法について紹介します。
目次
BCPマニュアルが必要な理由とは
BCPとは“Business Continuity Plan”の略称です。日本語では「事業継続計画」と訳され、自然災害や感染症などが発生した際に、事業に与える損害やダメージを最小限に抑えるために立てる計画のことです。BCPマニュアル作成は、重要なBCP対策のひとつです。大規模災害が発生すると現場は混乱し、毎日行っている業務においても正常な判断ができなくなる恐れがあります。また、生産設備やライフラインが停止して業務の遂行そのものが難しくなるケースも想定されます。そのため、非常時にどのような判断・行動が求められるのか、BCP対策の具体的な内容と手順をマニュアルとして示しておくことが重要です。非常事態のなかでも社員一人ひとりの的確な判断のもとで事業の復旧をするために、BCPマニュアルは羅針盤的な役割を果たしてくれます。BCP対策全般について詳しくは、「BCP対策とは？その目的と取り組む際の流れを解説」をご覧ください。
【参考】
【関連コラム】BCP対策とは？その目的と取り組む際の流れを解説
BCPマニュアル作成時のポイント
BCPマニュアルの作成にあたっては、どのようなことに注意すべきなのでしょうか。ポイントを4つ紹介します。
(1) 考えられるリスクを具体的に想定
1つ目のポイントは、具体的にリスクを想定することです。例えば停電や断水、ガスの供給停止といったライフラインへの影響から、交通機関の麻痺、情報通信網の停止など、自然災害によって受ける被害はさまざま。被災の際の具体的な被害・影響を考え、想定される事業へのリスクを検討します。
(2) 復旧対象とする事業を決定
複数の事業を行っている企業においては、すべての事業を一度に復旧しようとすると、余分に時間を要します。そこで、優先的に復旧しなければならない事業を選定することが重要です。事業の選定にあたっては、まずはその事業を失うと、自社の経営状態に大きな影響を与える中核となる事業を優先します。また顧客への影響度合いを見極めることも大切で、例えば顧客の命や日常生活と密接に関連しているような事業があれば、優先度は高いと言えます。
(3) フェーズに合わせた行動内容を決定
災害発生直後は現状把握や安否確認などを優先しなければなりません。その後、被災状況に応じて生産設備の代替や人員の確保といった仮復旧に向けた準備を進めます。仮復旧で優先度の高い事業が継続できるようになったら、本格復旧へ向けて徐々に準備を進めていきます。
(4) 責任者の選定と権限の委譲
混乱する現場のなかでも的確な指示を出せる責任者を選定しておきます。ただし、非常事態の際には、必ずしも選定した責任者が現場の指揮を取れる状態にあるとは限りません。そのため、責任者が不在となるケースも考慮して複数の代理を立てておくことも重要です。
BCP対策の策定手順については、「BCPの策定はどのように進めるべき？流れに沿って手順を解説」の記事でも解説していますので、参考にしてください。
【参考】
【関連コラム】BCPの策定はどのように進めるべき？流れに沿って手順を解説
BCPマニュアルの効果的な活用方法
BCPマニュアルは作成したら安心とは言えません。非常事態が発生した際に的確な行動を取るためには、いざというときにBCPマニュアルを活用できるよう、次のような準備をしておくことが重要です。
▶定期的な訓練の実施
1つ目は、BCPマニュアルに沿って従業員向けの訓練を定期的に実施することです。「いざというときはBCPマニュアルを読めば分かるだろう」と考えていても、災害時に混乱する現場においてはマニュアルを読む時間がない、マニュアルを読んでも内容が頭に入ってこないなどのケースも考えられます。日ごろからBCPマニュアルに沿って訓練しておくことで、非常時に混乱することなくマニュアルに沿った行動がしやすくなります。
▶定期的なマニュアルの更新・見直し
2つ目のポイントは、BCPマニュアルの内容を定期的に見直し更新することです。人事や事業内容、業務プロセスなどに変更があった場合、業務マニュアルを更新するのと同様BCPマニュアルも現状に即したものに変更する必要があります。定期的な訓練を実施する前のタイミングでBCPマニュアルが現状にマッチしているかどうかを見直す、といったルールを作っておくのもいいでしょう。
災害時のダメージを最小限に抑えるためBCPマニュアルを作成しよう
万が一のときでも冷静に適切な行動を取るために、BCPマニュアルは心強い存在です。BCPマニュアルが整備されていると、いざというときスムーズに事業継続ができ、自社の経営に損害を与えるリスクが軽減されることが見込めます。今回紹介したマニュアル作成のポイントや効果的な活用方法などを参考にし、いつ訪れるか分からない災害に向けて、万全の体制を整えておいてはいかがでしょうか。BCPマニュアル作成と同様、防災備蓄品の管理も、重要なBCP対策です。防災備蓄品の管理については、「防災備蓄品の準備で企業が抱えがちな悩みと解決するためのポイント」をご参照ください。
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