防災マニュアルの作成方法とは？BCPとの違いや押さえるべきポイントも解説

大規模災害に備え、多くの企業が防災訓練を実施していますが、実際の災害時には、訓練通りの行動が取れないケースも少なくありません。パニック状態での冷静な判断や迅速な対応を実現するには、明確な行動指針を示した防災マニュアルが不可欠です。

本記事では、企業に防災マニュアルが必要な理由から作成方法、実践的なポイントを詳しく解説します。また、防災マニュアル作成に加えて行うべき防災対策についても紹介します。

企業における防災マニュアルとは

防災訓練を定期的に実施していれば、防災マニュアルは必ずしも必要ない、と考える企業もあるでしょう。ここでは、防災マニュアルを作成する意義や重要性について、あらためてみていきましょう。

防災マニュアルとは

防災マニュアルとは、災害発生時における社員の行動指針や手順を文書化したものです。避難経路や避難場所、初動対応の手順、組織体制や役割分担などを明確に定めています。緊急時でも迷わず適切な行動を取れるよう、具体的で分かりやすい内容にまとめられています。

企業に防災マニュアルが必要な理由

日ごろから訓練を行っていても、災害発生時には冷静な判断ができずに逃げ遅れたり、二次災害に巻き込まれたりする可能性があります。さらに、指揮系統や役割分担が曖昧な状況では、現場の混乱を招き、初動対応の遅れによって被害が拡大するおそれがあります。

こうした事態を防ぐうえで、防災マニュアルの整備は重要です。誰もが共通の手順に基づいて行動できる環境を整えることで、社員の安全を確保しつつ、被害を最小限にとどめることが可能になります。

BCP（事業継続計画）との違い

企業防災において、防災マニュアルとBCP（事業継続計画）はしばしば混同されがちですが、それぞれ異なる役割を持っています。

BCP（事業継続計画）とは、災害や事故などの緊急事態が発生した際に、事業への影響を最小限に抑え、継続または早期復旧を図るための計画です。防災マニュアルが、災害発生時の人命保護と初動対応に重点を置くのに対し、BCPは事業の継続性確保を主目的としています。両者は補完関係にあり、企業の総合的な災害対策には両方の策定が不可欠です。

企業防災やBCPについては、「企業防災はなぜ重要？防災と事業継続から考える具体的な取り組み」「BCP対策とは？基礎知識から策定手順、運用のポイントまでわかりやすく解説」で詳しく解説しています。

防災マニュアルの作成方法

防災マニュアルは、緊急時でも正確に内容を把握でき、素早く活用できるものでなければなりません。ここでは、防災マニュアル作成時に必ず盛り込むべき重要な5つの項目について解説します。

1.  災害時の組織体制、役割分担を設定する

災害発生時には、迅速な復旧を目指すため社内に災害対策本部を設置する必要があります。対策本部の構成メンバーは組織の意思決定ができる職位の者を選任し、設置基準（例：震度5弱以上の地震発生時に設置）や設置場所も明確に定めておきましょう。

さらに、災害対策本部以外にも情報収集班、消火班、救護班、応急物資班、データ管理班などの専門班を編成し、それぞれの責任者と具体的な役割を明記します。休日や夜間でも迅速に招集できるよう、社員の自宅から職場までの距離や交通手段も考慮した体制を構築することが重要です。また、責任者が被災した場合を想定し、代理責任者も必ず指名しておきましょう。

2.  情報収集の手段・内容を明確にする

災害時における正確な情報収集は、従業員の安全確保と事業の迅速な復旧に直結します。通信手段は、電話やメール、SNS、災害用伝言板など複数の方法を確保し、ひとつの手段が使えなくなっても対応できる体制を整えておきましょう。

収集すべき情報は、以下のように具体的に定めることで、情報収集の漏れを防ぐことができます。

  • 社員およびその家族の安否
  • 社員の出社可否、出社予定時間
  • 自宅の損傷状況
  • 社屋の損傷状況
  • 生産ラインや設備の稼働状況
  • 周辺の交通網やインフラ（電気・水道・ガス・通信）の状況
  • 取引先や顧客への影響状況

収集した情報は災害対策本部で一元化し、適切な判断と迅速な対応につなげることが重要です。

安否確認については、「企業にとって安否確認はなぜ重要？導入や運用時のポイントとは」「災害時の安否確認方法とは？電話・メール以外の新たな選択肢を解説」で詳しく解説しています。

3.  緊急連絡網を作成する

災害時に迅速かつ確実に情報を伝達するため、緊急連絡網の構築が不可欠です。連絡網を作成する際は、1人の社員が連絡すべき人数を5人以内に設定することが理想とされています。あまりにも多くの人数を担当すると、情報の伝達が滞る可能性があるためです。

緊急連絡網には各社員の複数の連絡先（携帯電話、自宅電話、メールアドレス）を記載し、定期的に更新します。また、連絡が取れない場合の代替手段や、SNSグループを活用した一斉連絡システムも併用することで、より確実な情報伝達が可能になります。

緊急連絡網については、「【企業向け】緊急連絡網の作り方とは？災害対応力を高める運用上の注意点も」で詳しく解説しています。

4.  初動対応の手順を定める

災害発生直後の対応は、被害の拡大を防ぐうえで非常に重要です。基本的な初動対応の流れとして、以下を参考に、自社の状況に合わせた行動指針を設定しましょう。

  • 身の安全確保：机の下に隠れるなど適切な防護行動を取る
  • 周囲の安全確認：近くにいる社員や来客の安全を確認し、負傷者がいれば応急手当を実施する
  • 二次災害の防止：火災の発生がないか確認し、ガスの元栓を閉めるなど二次災害を防ぐ
  • 情報収集：ラジオやスマートフォンで災害情報を収集し、状況を把握する。

5.  避難経路・場所を設定する

安全な避難を実現するため、複数の避難経路と避難場所を事前に設定しておきます。避難経路は建物の構造や周辺環境を考慮し、メインルートとサブルートを用意することで、ひとつのルートが使用できない場合にも対応できます。

各フロアの見やすい場所に避難経路図を掲示し、以下の情報を明記します。

  • 最寄りの避難階段の位置
  • 一時避難場所（建物外の安全な場所）、広域避難場所（地域の指定避難所）の位置
  • 避難時の注意事項（エレベーター使用禁止、押さない・走らない・しゃべらない）

来客や取引先がいる場合は、安全確保ができた社員が避難誘導を実施し、指定避難場所での人員確認から災害対策本部への報告までの流れを定めておきましょう。

防災マニュアル作成・運用におけるポイント

作成した防災マニュアルが緊急時に確実に機能するためには、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、実用性の高いマニュアルの作成・運用に欠かせない3つのポイントを解説します。

「誰が」「いつ」「何をするか」を明確・簡潔に

防災マニュアルは、緊急時でも的確な対応が取れる内容でなければなりません。そのため、「誰が」「いつ」「何をするか」を明確にし、具体的な行動指針を示すことが必要です。

例えば、「災害発生時、社長（または副社長）は災害対策本部の設置を指示し、各班の責任者を招集する」といったように、客観的に見て分かりやすい内容を心がけましょう。また、責任者が被災して連絡が取れない場合を想定し、代理責任者を決めておくことも重要です。

曖昧な表現や専門用語は避け、誰が読んでも迷わず行動できる簡潔な文章で記載することが、実際の災害時における迅速な対応につながります。

図表・写真を使った視覚化

防災マニュアルは、緊急時に素早く理解できることが重要なため、文字だけでなく図表や写真を効果的に活用しましょう。避難経路図や組織体制図、備蓄品の配置図などは視覚的に表現することで、パニック状態でも直感的に理解できます。また、避難時の正しい姿勢や消火器の使い方などは写真付きで説明することで、実際の行動に移しやすくなります。

定期的な見直しと改善

防災マニュアルは作成して終わりではなく、定期的な見直しと改善が不可欠です。防災訓練の際に、防災マニュアルをもとに実際の行動をシミュレーションし、現実的でない部分や改善点を洗い出しましょう。

また、組織体制の変更や事業内容の変化、新しい災害リスクの発生にあわせて、マニュアル内容を適切に更新することが重要です。定期的に内容の見直しを行い、防災訓練の結果を反映させることで、より実用性の高い防災マニュアルに進化させることができます。

防災マニュアル策定とあわせて実施すべき取り組み

防災マニュアルの作成だけでは、企業の災害対策は完結しません。企業防災を強化するため、マニュアル策定とあわせて実施すべき取り組みを2つご紹介します。

BCPの策定

防災マニュアルとあわせてBCPを策定することで、企業の総合的な災害対策が完成します。防災マニュアルで安全確保と初動対応を行ったあと、BCPに基づき迅速な事業復旧を図ることで、災害による損失を抑えることができるでしょう。

BCP策定の手順ついては、「BCPの策定はどのように進めるべき？流れに沿って手順を解説」で詳しく解説しています。

防災備蓄品の整備

災害時には交通網の遮断による孤立や帰宅困難者の発生など、さまざまな事態が想定されます。そのため、社員の安全確保と基本的な業務継続に必要な備蓄品を準備しておくことが重要です。

食料・保存水・携帯トイレは最低3日分を基準とし、救急用品、懐中電灯、ラジオ、毛布といった基本的な防災用品を整備します。さらに、電源確保のための非常用電源やモバイルバッテリーも検討しましょう。

備蓄品は定期的にチェックし、保管場所も複数箇所に分散させることで、災害時でも確実にアクセスできる体制を整えることが重要です。

防災備蓄品や非常用電源については、「企業における防災備蓄品‐必要量の目安と選定のポイントは？」「発電機と蓄電池の違いは？特徴、非常用電源としてどちらを選ぶべきかを解説」で詳しく解説しています。

防災マニュアルだけでなく総合的な備えが大切

企業における防災マニュアルは、災害発生時の人命保護と初動対応を迅速かつ的確に行うための重要な行動指針です。実際の災害時には冷静な判断が困難になるため、事前に明文化された手順に従って行動することが被害の最小化につながります。

効果的な防災体制を構築するには、分かりやすいマニュアル作成に加え、継続的な訓練による検証と改善、さらにBCPや防災備蓄品の整備を総合的に進めることが不可欠です。こうした取り組みを着実に行うことで、より災害に強い企業体制の構築が可能になります。

キキタイマガジンを運営している「プラス株式会社ジョインテックスカンパニー」では、
「モノ」、「コト」、「ヒト」、「情報」の4つのソリューションを提供しています。
4つのソリューションについてはこちらをご覧ください。

防災備蓄品の選定や入れ替えについて、ご相談のお問い合わせはこちらから。

現在、キキタイマガジンでは現在メルマガ会員を募集中です！
コンテンツの更新情報や、セミナー案内などを配信しているので、ぜひご登録ください。
以下のフォームより、ご登録可能です。

参考：

関連記事:

企業にとって安否確認はなぜ重要？導入や運用時のポイントとは企業にとって安否確認はなぜ重要？導入や運用時のポイントとは 災害時の安否確認方法とは？電話・メール以外の新たな選択肢を解説 【企業向け】緊急連絡網の作り方とは？災害対応力を高める運用上の注意点も