BCPテンプレートはどう活用する?
押さえておきたいポイントも紹介

BCPテンプレートはどう活用する?押さえておきたいポイントも紹介

大規模災害の発生時、企業は従業員の安全を確認したうえで復旧作業に取り掛かり、早急に事業継続の体制を立て直さなければなりません。これを実現するためには、「BCP(事業継続計画)」の策定が必要ですが、具体的にどう取り組めばいいのか分からないという担当者も少なくありません。
そこで活用していただきたいのが、行政機関や民間企業などでも公開しているBCPテンプレートです。本記事では、BCP策定の流れやポイントを紹介するとともに、それらを踏まえたBCPテンプレートの活用方法も解説します。

BCP策定における基本の流れ

BCPは「Business Continuity Plan」の略称で、日本語では「事業継続計画」と訳されます。災害の発生やその他の有事の場合でも、重要な業務を中断させないため、または早急に復旧させるための方針、体制、手順を示した計画のことを指します。BCPの策定にあたっては、以下の基本的な流れに沿って進めていきます。
 
1.基本方針の決定(優先事業の選定も含む)
2.リスクの洗い出しと被害想定の分析
3.被害想定に基づく事前対策の実施
4.緊急時の体制の整備
5.緊急時の行動基準の作成
 
BCP対策についての詳細は、「BCP対策とは?その目的と取り組む際の流れを解説」をご覧ください。また、BCPに関連した概念に「BCM」があります。BCMは「Business Continuity Management」の略称で、BCPの策定から導入、運用、見直しという一連のマネジメントを行うことを指します。詳しくは、「BCMとは?BCPや防災との違いと取り組み方について解説」をご覧ください。

【参考】

【関連コラム】BCP対策とは?その目的と取り組む際の流れを解説
【関連コラム】BCMとは?BCPや防災との違いと取り組み方について解説

BCP策定の段階ごとに押さえたいポイント

上記で紹介したBCP策定における基本の流れのなかで、段階ごとに押さえておきたいポイントを紹介しましょう。

基本方針の決定

BCPの対象事業を絞る際には、どういった戦略でBCPに取り組むかを考える必要があります。緊急時はすべての事業を継続することが難しいため、優先度の高い事業に絞り込むことが重要となるでしょう。事業の優先度を考える際には、自社の利益につながる主力商品やサービスであるかということと同時に、人命に直結するものがあればそれを最優先に考えることも大切です。

リスクの洗い出しと被害想定の分析

リスクや被害想定の分析にあたっては、自社の事業で想定される被害規模やその内容を考えます。例えば、大規模災害ではライフラインや情報通信網、物流が寸断されることも少なくありません。それに対して自社の事業にどういった影響が出るのか、あらゆる可能性を排除せずに分析することが求められます。

被害想定に基づく事前対策の実施

想定される被害を最小限に抑えるために、有効な対策を考えます。例えば、電気の供給がストップした際に備えて発電機や蓄電池、バッテリーを準備したり、情報通信網の寸断には衛星電話の準備や、SNSを活用を推奨したり、物流の寸断には複数の配送ルート・配送手段を確保したりといった対策が考えられます。事前対策を講じていても、いざ災害が発生すると混乱が生じ、適切な行動ができない従業員もいるかもしれません。そのため、緊急時にも落ち着いて対応できるよう、体制の整備と行動基準の作成も行っておきます。緊急時の体制を整備したり行動基準を作成したりする際は、以下の記事が参考になります。
「BCPの策定はどのように進めるべき?流れに沿って手順を解説」
「BCPとリスクマネジメントは何が違う?リスク対策のポイントとは」
「コンティンジェンシープランとは何か?BCPとの違いや策定方法を解説」

【参考】

【関連コラム】BCPの策定はどのように進めるべき?流れに沿って手順を解説
【関連コラム】BCPとリスクマネジメントは何が違う?リスク対策のポイントとは
【関連コラム】コンティンジェンシープランとは何か?BCPとの違いや策定方法を解説

BCP策定にはテンプレートの活用もおすすめ

BCPの策定にあたっては、企業として有事の際にどう取り組むのかを明文化し、マニュアルとして準備しておくことが理想的です。しかし一から作成するのは手間と時間がかかります。そこでおすすめなのが、BCP策定用のテンプレートを活用することです。さまざまな機関がBCP策定用のテンプレートを提供しており、テンプレートを埋めることでBCPのマニュアルが完成します。
たとえば中小企業庁では、こちらにテンプレートを公開しています。
 
また、当サイトを運営するプラス株式会社ジョインテックスカンパニーが運営している「スマート介護」では介護・福祉施設事業者様に向けたBCPテンプレートをご用意しております。以下よりダウンロードしてご活用ください。
「福祉BCPひな形セット」
 
自社で一からテンプレートを作成しマニュアルを完成させる際にも、どういったレイアウトにすればいいのか、どのような内容を盛り込めばいいのかなどの参考になります。最低限盛り込んでおきたい基本的な内容としては、中小企業庁の上記サイトの「入門コース」のテンプレートにもある、以下の項目が挙げられます。

BCPの基本方針

基本方針は「顧客」「従業員」「地域」「その他」の観点から検討することが大切です。入門コースのテンプレートにはすでに5項目が記載されていますが、それぞれの企業にとって追加すべき項目があれば6項目以降に追加しておきましょう。

被害想定

被害想定では、インフラの影響と自社への影響に分けて考える必要があります。インフラの影響とは、電気や水道、ガス、道路、鉄道、情報通信網の遮断によって起こり得るものです。自社への影響については、ヒト・モノ・カネといったリソース以外にも、情報やデータ類の被害も想定されることから、漏れのないようにピックアップしておきましょう。

重要商品提供のための対策

重要商品の提供は最優先で取り組むべきですが、緊急時でも迅速に対応できるよう商品選定は最小限にとどめておく必要があります。また、事前対策として実施すべき事柄は、「誰が・何を・いつ」行うのかを明確化しておくことです。

緊急時の体制

緊急時は社長がトップに立ち統括していくことが前提となりますが、連絡が取れない・現場に来られないケースも想定されます。このような事態に備え、代理責任者を1名以上選出しておきましょう。

BCPの運用

BCPは策定して終わりではなく、定期的に運用していくことが重要です。例えば、万が一に備えたBCPの訓練やシミュレーションをどの程度の頻度で行うか、どのようなタイミングでBCPマニュアルを見直し更新するか、といったことを明確化しておきます。

【参考】

【関連コンテンツ】中小企業BCP策定運用方針

BCPのテンプレートを用意して災害に備えよう

災害発生直後は、従業員をはじめとした人たちの安全の確保が最優先となります。安全が確認されたあとは、企業は事業を継続していくために、速やかに復旧作業に取り掛かる必要があります。復旧作業をスムーズに行うためにも、テンプレートを活用してマニュアルを作成しておきましょう。また、今後マニュアルを更新したり、新規で作成したりするためにも、ベースとなるテンプレートは用意しておきたいものです。
 
なお、十分な量の防災備蓄品が適切に管理されていれば、スムーズな復旧作業ができ、早い段階での事業継続が可能になります。万が一に備え、どういった品目・量の防災備蓄品を準備しておくべきか把握するには、防災備蓄品選定ツール「サクッとstock」が便利です。
また、購入後の備蓄品の在庫・期限管理には「サクッとkeep」がおすすめです。賞味・消費期限のある保存水・非常食などの期限が切れる前にメールでお知らせする機能のほか、期限間近の保存水・非常食の寄付申込機能、買替時のおすすめ商品提案機能などが充実しており、防災備蓄品の維持・管理業務の効率化ができます。
 
当サイトを運営するプラス株式会社ジョインテックスカンパニーでは、上記二つのツールをはじめ、防災備蓄品の購買~維持・管理まで、「自社仕様の備え」を進めるためのトータルサポートを実施しています。職場の防災備蓄に関するお困りごとがございましたら、こちらよりお気軽にお問い合せくださいませ。