備品管理台帳でオフィス業務を効率化!
作成と運用のポイントを解説

備品管理台帳でオフィス業務を効率化!作成と運用のポイントを解説

オフィス内には企業運営に必要なさまざまな備品があります。しかし、非常に種類が多いため、保管場所や状態が不明になったり、使用する際に不便を生じたりしている企業もあるのではないでしょうか。備品管理台帳を作成して正しく運用することで、そうした事態を避けられます。ここでは備品管理台帳の必要性や作成、運用のポイントについて解説します。

備品管理台帳とは

備品管理台帳とは、オフィス内の各種備品を適正に管理するために作成する帳簿です。記載する備品は、オフィス家具やOA機器、IT機器など多岐にわたります。備品管理台帳の記載項目に特に決まりはありません。一般的には備品の名称、管理番号、保管場所、貸し出し中や利用中などといった利用状況、購入日、保証期間などを項目立てします。そこに各企業に必要な情報を、項目にして記載していきます。

備品管理台帳の目的

備品管理台帳の作成には、次のような目的があります。

  • 経費削減

備品管理台帳を正しく記載することにより、購入時期や数量の調整によるコスト削減を図ることができます。また、適正な物品の管理は保管スペース賃料抑制にもつながりますし、未使用品や廃棄品の確実な管理により実質的な資産が明確となり、場合によっては節税も期待できます。

  • セキュリティ対策

備品管理台帳によって、例えば機密情報や顧客情報に関わるPCや端末、サーバールームの鍵などに関し、誰がいつ持ち出したかを明確にすることができます。これは、有効なセキュリティ対策となります。

  • 業務効率化・生産性向上

保管場所や使用状況などの情報が、いつでも誰でも瞬時に確認できれば、余計な時間を費やさずに作業を進められます。また、記録データと実数の齟齬(そご)が減少し、棚卸し業務の負担軽減にもつながります。

  • 内部統制

備品管理台帳により、備品管理業務における透明性の確保がある程度可能で、不正防止につながることが期待できます。

  • 備品の適切な管理サイクル実施

いつどこで仕入れ、どのような使われ方をしたのか履歴を明確にすることで、メンテナンス時期や廃棄の決定、再購入などの管理サイクルを容易にできます。

備品管理台帳作成のポイント

備品管理台帳を作成するうえでのポイントをいくつか紹介します。

  • 作成の目的を明確にする

余分な出費の抑制、業務の効率化など、何のために作成するのかを明確にすることが大切です。目的が明確になれば、それに必要な項目を記載するといったように、実際に役立つ台帳にすることができます。

  • 使い勝手を考えカテゴリーを設定する

必要な備品を見つけやすいよう、カテゴリーを設定します。例えば「IT機器」「オフィス家具」などと大きく分類し、さらにその中で「PC」「スキャナー」、「デスク」「椅子」などと小さく分類しておくと、必要な備品を探しやすくなります。

  • すべての備品に管理番号を付与する

同じ種類の備品でも一点一点管理番号を付け、管理することが大切です。

  • 物品名を記載する

管理番号が付与されているだけでは、必要な備品を探し出すのに時間がかかります。誰が見ても分かりやすくするために、台帳には物品名もしくは製品型番を記載しましょう。

  • 利用状況を細かく選択できるようにする

備品の状況をより正確に把握できるようにするため、使用中、貸出中、修理中、廃棄済、未使用など、想定されるあらゆる状況に合わせて項目立てします。

  • 運用しながら改善をする

運用しながら、適宜項目を修正したり更新したりして、より有用な備品管理台帳にしていきます。

備品管理台帳を効率的に運用していくためのポイント

備品管理台帳を運用するうえでのポイントを解説します。

  • 運用ルールの策定

物品の補充・廃棄の際の対処法や利用者の管理台帳への記載のルールなどを策定し、利用対象者に周知徹底を行います。

  • 購入から管理までの流れをフロー化

ルールに従って購入から管理全般に至る流れをフロー化し、明確に示します。

  • 組織内での共有

備品管理台帳の存在とその活用、および備品管理全体におけるルールを組織内で共有。また、備品管理台帳の役割についての理解を求めます。

  • 担当者を決める

トラブル発生時に迅速に対応し、運用の改善を重ねていくために、備品管理台帳に関わる業務の担当者を決めます。

  • 定期的な確認を行う

備品管理台帳「任せ」とならないよう、記載データと実在庫の食い違いを早期発見するため定期的に確認。問題があれば即時対処していき、常に適切な管理を目指します。そのためのスケジュール化を検討しましょう。

備品管理台帳の活用で、確実な企業資産の管理と業務効率化を実現

オフィスの備品は、大切な企業の資産です。しっかり管理して、利益を生み出すコア業務のために役立てなければなりません。備品管理台帳を正しく作成してうまく活用し、備品管理を適切に行いましょう。